Kursy i szkolenia z JPU – Kto i dlaczego powinien przejść pełen wachlarz szkoleń z JPU?

Szkolenia z JPU (Jednolity Plik Ubezpieczeniowy) mają sens wtedy, gdy przygotowują uczestników do realnego wdrożenia nowych obowiązków sprawozdawczych, a nie tylko omawiają przepisy. Dobre szkolenie pokazuje cały proces: od interpretacji wymagań, przez przygotowanie danych, po weryfikację poprawności pliku, obsługę błędów i organizację pracy w firmie.

Jaka jest dominująca intencja osoby szukającej szkolenia z JPU?

To przede wszystkim intencja transakcyjna wsparta potrzebą zdobycia wiedzy. Osoba wpisująca takie zapytanie zwykle nie chce czytać przepisów. Szuka szkolenia, które pozwoli uniknąć błędów podczas wdrożenia oraz przygotować organizację do nowych obowiązków.

W praktyce większość osób nie pyta: „Czym jest JPU?„. Pyta raczej: „Na które szkolenie warto wysłać zespół, żeby później nie poprawiać wszystkiego przez kilka tygodni?”. To zupełnie inna perspektywa.

Kto powinien uczestniczyć w szkoleniu z JPU?

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest wysłanie na szkolenie wyłącznie działu kadr.

JPU dotyka znacznie większego obszaru organizacji.

Najczęściej udział powinny wziąć:

• specjaliści ds. kadr,
• specjaliści ds. płac,
• HR Business Partnerzy,
• Compliance Officer,
• pracownicy działów podatkowych,
• administratorzy systemów kadrowo-płacowych,
• działy IT odpowiedzialne za integrację danych,
• dyrektorzy finansowi,
• zarząd odpowiedzialny za zgodność organizacji.

Im większa organizacja, tym bardziej szkolenie powinno mieć charakter międzydziałowy.

Czego powinno uczyć dobre szkolenie z JPU?

Najlepsze szkolenia nie kończą się na omówieniu przepisów.

Powinny obejmować cały proces operacyjny.

Program powinien zawierać:

• zakres danych wymaganych w JPU,
• strukturę logiczną pliku,
• mapowanie danych pomiędzy systemami,
• identyfikację właścicieli danych,
• najczęstsze błędy walidacyjne,
• kontrolę jakości danych,
• zarządzanie wyjątkami,
• organizację procesu raportowania,
• podział odpowiedzialności pomiędzy działy,
• postępowanie po wykryciu niezgodności.

Jeżeli połowa szkolenia poświęcona jest wyłącznie prezentacji slajdów z przepisami, uczestnicy zwykle wychodzą z dużą ilością notatek, ale bez odpowiedzi na pytanie, co mają zrobić następnego dnia po powrocie do biura.

Największy problem podczas wdrażania JPU nie leży tam, gdzie większość się go spodziewa

W praktyce największym problemem nie jest wygenerowanie samego pliku.

Największym problemem są dane.

Podczas przygotowań bardzo często okazuje się, że:

• ta sama osoba występuje w dwóch systemach pod różnymi identyfikatorami,
• część pól nigdy wcześniej nie była obowiązkowa,
• kilka systemów zapisuje te same informacje w odmiennym formacie,
• brakuje właściciela odpowiedzialnego za poprawność określonych danych.

To właśnie dlatego dobre szkolenie powinno pokazywać również przygotowanie organizacyjne, a nie wyłącznie techniczne.

Szkolenie otwarte czy zamknięte?

Oba rozwiązania mają sens, ale w innych sytuacjach.

Szkolenie otwarte sprawdzi się, gdy firma chce poznać wymagania oraz przygotować się do wdrożenia.

Szkolenie zamknięte daje znacznie większą wartość wtedy, gdy organizacja posiada własne procesy, wiele systemów oraz złożoną strukturę kadrowo-płacową.

Podczas szkolenia zamkniętego można analizować rzeczywiste procedury firmy, przepływy danych oraz konkretne problemy organizacyjne.

Szkolenie online czy stacjonarne?

Nie istnieje jedna poprawna odpowiedź.

Szkolenia online dobrze sprawdzają się przy poznawaniu przepisów i zasad raportowania.

Szkolenia stacjonarne zdecydowanie lepiej wypadają podczas warsztatów dotyczących mapowania procesów, analizy danych oraz rozwiązywania problemów pomiędzy działami.

W praktyce najwięcej efektów przynosi model mieszany.

Ile kosztują szkolenia z JPU?

Ceny zależą od zakresu programu, doświadczenia prowadzących oraz formy szkolenia.

Najczęściej można spotkać następujące przedziały:

• szkolenia otwarte – od około 700 do 1800 zł za uczestnika,
• warsztaty specjalistyczne – od około 1800 do 3500 zł za uczestnika,
• szkolenia zamknięte dla firm – od około 6000 do ponad 25000 zł za cały zespół.

Najdroższe nie zawsze oznacza najlepsze.

Znacznie ważniejsze jest to, czy prowadzący potrafi pokazać rzeczywiste problemy wdrożeniowe, a nie tylko omawiać przepisy.

Na co zwrócić uwagę przed zapisaniem się na szkolenie?

Program szkolenia mówi znacznie więcej niż materiały reklamowe.

Przed zakupem warto sprawdzić:

• czy szkolenie obejmuje ćwiczenia praktyczne,
• czy prowadzący uczestniczył we wdrożeniach,
• czy omawiane są błędy walidacyjne,
• czy pojawia się temat jakości danych,
• czy przewidziano analizę przypadków,
• czy uczestnicy otrzymują listy kontrolne oraz procedury.

Jeżeli cały program kończy się na prezentacji obowiązków wynikających z przepisów, trudno nazwać takie szkolenie przygotowaniem do wdrożenia.

Mini case study – kiedy szkolenie okazało się za krótkie

Duża firma produkcyjna wysłała na jednodniowe szkolenie dwie osoby z działu kadr.

Po powrocie okazało się, że większość problemów dotyczy systemu ERP, integracji z programem płacowym oraz danych utrzymywanych przez dział IT.

Najbardziej niekomfortowy moment pojawił się podczas wewnętrznych testów. Kadry wiedziały już, jakie informacje powinny znaleźć się w JPU, ale nie potrafiły wskazać, skąd dokładnie pobrać trzy wymagane pola. Każdy dział uważał, że odpowiada za nie ktoś inny.

Ostatecznie firma musiała zorganizować dodatkowe warsztaty dla sześciu działów. Koszt był kilkukrotnie wyższy niż przygotowanie właściwego szkolenia od początku.

Mini case study – kiedy problemem okazały się stare dane

Średnia firma usługowa była przekonana, że wdrożenie przebiegnie bezproblemowo.

Podczas testów odkryto, że przez wiele lat część pól pozostawała opcjonalna i nigdy nie była uzupełniana.

Najbardziej zaskakujące było to, że system nie zgłaszał żadnych błędów podczas codziennej pracy. Problemy pojawiły się dopiero przy próbie przygotowania pełnego zestawu danych wymaganych do raportowania.

Samo uzupełnianie historycznych informacji zajęło zespołowi ponad trzy tygodnie.

Najczęstsze błędy uczestników po zakończeniu szkolenia

Nawet dobre szkolenie nie gwarantuje sukcesu, jeżeli organizacja nie wdroży zdobytej wiedzy.

Najczęściej obserwowane błędy to:

• brak audytu jakości danych,
• odkładanie testów na ostatni moment,
• brak procedur odpowiedzialności,
• nieuwzględnienie działu IT,
• założenie, że system sam rozwiąże wszystkie problemy,
• brak wewnętrznych instrukcji postępowania.

Czy jedno szkolenie wystarczy?

Nie zawsze.

Jeżeli organizacja zatrudnia kilkanaście osób i korzysta z jednego systemu kadrowo-płacowego, jedno dobrze przygotowane szkolenie może być wystarczające.

W dużych przedsiębiorstwach zwykle potrzebne są kolejne warsztaty, testy procesów, przegląd jakości danych oraz szkolenia dla nowych pracowników.

To zależy przede wszystkim od stopnia skomplikowania organizacji, liczby systemów oraz dojrzałości procesów zarządzania danymi.

Co zrobić po ukończeniu szkolenia?

Samo zdobycie wiedzy nie kończy przygotowań.

Najlepszą praktyką jest wykonanie kolejnych działań w określonej kolejności.

Po szkoleniu warto:

• przeprowadzić audyt danych,
• wykonać próbne przygotowanie JPU,
• sprawdzić odpowiedzialność poszczególnych działów,
• opracować procedury wewnętrzne,
• wykonać testy poprawności danych,
• przeszkolić osoby, które nie uczestniczyły w pierwszym szkoleniu.

Dopiero wtedy można realnie ocenić, czy organizacja jest przygotowana do obowiązków związanych z Jednolitym Plikiem Ubezpieczeniowym.

Podsumowanie

Dobre szkolenie z JPU nie uczy wyłącznie przepisów. Uczy organizacji pracy, jakości danych, odpowiedzialności procesowej oraz rozwiązywania problemów, które pojawiają się dopiero podczas rzeczywistego wdrożenia.

Jeżeli jesteś na etapie wyboru szkolenia, porównaj programy, doświadczenie prowadzących oraz zakres warsztatów praktycznych. Dobrym rozwiązaniem jest także sprawdzenie szczegółowego programu na szkoleniazjpu.pl i zestawienie go z innymi ofertami dostępnych szkoleń.

Jeżeli masz własne doświadczenia związane ze szkoleniami z JPU lub pojawiły się pytania dotyczące wyboru odpowiedniego programu, podziel się nimi w komentarzu.